一、提前通知

合同通常约定提前多少天通知退租。临时通知容易被认定为违约，按剩余租期比例扣违约金。搬场、换址、项目结束，建议提前一个月安排。

二、验收对照进场清单

按进场验收单逐项核对：台数、编号、外壳状态、滤网状态、功能是否正常。正常使用产生的滤网饱和、外壳轻微老化，不应算损坏；进水、摔落、私自拆机，按合同折旧规则处理。

三、押金结算

结算单写明应退金额、扣除项与依据（维修报价单、折旧公式）。对公客户确认退款账户与发票处理方式，退款时限按合同执行。

四、移机还是退租

继续使用但换地址，可以申请移机，费用通常按距离与楼层计算；不再使用则退租。两者成本差别不小，先算清楚再决定。

五、留档

退场验收单、结算单、押金退回凭证，三份留档。企业客户还要保留发票与合同，方便年度审计。

还有一个细节：退租前把机器外部擦一遍、预过滤网清一次，不是义务，但能减少验收争议。外壳积灰严重时，验收方容易把正常使用痕迹误判为维护不当。花十分钟做这个动作，往往能省掉一轮沟通。

还有一个常见情况：租期内机器换过位置，退租时按原点位核对不上。搬家、调整工位都会导致这种情况。建议每次移机都在服务单上记录新点位，退租时按记录逐台核对，不会因为"找不到哪台"而拖延验收。企业客户还可以把移机记录同步给行政，交接时一目了然。

还有一点：如果打算续租，退租验收可以省掉。提前告知续租意向，多数出租方会直接续签，不做退场验收，也不用重新进场安装。这样既省一次搬运成本，也避免设备在搬动中受损。续租时价格通常会按原合同执行，也省掉一轮比价的时间。临近到期前一个月确认意向，双方都有准备时间。

问：机器用旧了要不要赔？

答：正常使用产生的折旧不应由承租方赔偿。合同里约定折旧公式的，按公式计算；没有约定的，按实际损坏情况协商。

问：退租当天能拿回押金吗？

答：多数合同约定验收后若干工作日内退还。签约时把时限写清，避免长期挂账。

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